Delegacje Służbowe

Przedsiębiorcy prowadząc własną firmę muszą liczyć się z wyjazdami służbowymi w celach nawiązania intratnych współprac, pozyskania nowych klientów lub szkoleniowych i poszerzających kompetencje i umiejętności swoje lub pracowników. W związku z tym pojawia się pytanie, jak rozliczać się z tych służbowych delegacji i jak je dokumentować. Wątpliwości rozwiewamy w naszym artykule. Zapraszamy do przeczytania.

Wyjazd służbowy to dość częsta praktyka, która oznacza podróż do innego miejsca, niż to, w którym znajduje się stała siedziba pracy, a jej charakter jest stricte związany z prowadzoną działalnością gospodarczą. W delegację służbową może udać sam pracodawca lub każdy wyznaczony przez niego pracownik. Każda firma ma prawo ustalać swoje zasady zwrotu kosztów podróży służbowej, ale może też kierować się wytycznymi z Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej przeznaczonymi dla sfery państwowej i samorządowej.

Jeśli firma sama ustala zasady, to musi określić je w polityce rachunkowości,regulaminie wynagradzania, umowie o pracę oraz innych dokumentach wewnętrznych przedsiębiorstwa.Trzeba przy tym pamiętać, że diety nie mogą być ustalone poniżej kwoty określonej w rozporządzeniach Ministra, a jeśli są wyższe, to nadwyżka powinna być objęta podatkiem dochodowym od osób fizycznych oraz składkami na ubezpieczenie społeczne.

Do kosztów wyjazdu służbowego zalicza się koszty przejazdów, noclegów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, diety (wyżywienia w czasie podróży) oraz inne wydatki, które zostały udokumentowane i były określone przez pracodawcę, na przykład opłaty za wstęp na konferencję. Na pracowniku spoczywa obowiązek zbierania wszystkich biletów, faktur i rachunków. Musi on też wypełnić specjalny dokument przygotowany przez pracodawcę, który jest konieczny do rozliczenia podróży służbowej. Pismo to powinno zawierać informacje kto odbywa podróż i jakie zajmuje stanowisko w firmie, datę podróży z uwzględnieniem godziny wyjazdu i przyjazdu, cel podróży, miejsce docelowe, świadczenia, które były zapewnione, np. obiad, nocleg w przypadku szkoleń czy konferencji, wysokość wypłaconej zaliczki oraz podpis osoby delegowanej i osoby delegującej.

Zgodnie z przepisami rozliczenie delegacji powinno nastąpić w ciągu 14 dni, jeśli firma ma swoje ustalenia, to należy pamiętać, że nie mogą być one mniej korzystne od tych w rozporządzeniach Ministra.

Koszty podróży służbowej są kosztami uzyskania przychodów, które ujmuje się w księdze przychodów i rozchodów. Można rozliczyć je samodzielnie lub zlecić komuś z zewnątrz.

Przedsiębiorcom, których firma znalazłą się w trudnym położeniu finansowym polecamy usługi naszej kancelarii. LTDBroker zajmuje się skupem zadłużonych spółek i ochroną majątku osobistego członków zarządu przed wierzycielami. Zapewniamy skuteczną pomoc. Zapraszamy do kontaktu.